リモートワーク・テレワークを導入する為に必要なこと。必要なツールをご紹介。

リモートワーク・テレワーク 環境構築

新型コロナウイルス感染拡大防止のため、全国規模での緊急事態宣言が発令され、外出自粛や休業要請など、様々な場面で苦労を強いられている事と思いますが、可能な限り、仕事は在宅ワークで。企業側もリモートワーク・テレワークの導入を!と導入を煽られていることと存じます。果たして、効果の高いリモートワーク・テレワーク方法はあるのでしょうか?

■企業側の導入用意

  • インターネット回線
  • 無線ルーター(有線でも可)
  • カメラ付きノートパソコン(最低1台) または タブレット
  • 大型ビジョンを用いて会議する場合は、外付けカメラ&集音マイク
  • ビデオ会議用ソフトとアカウント
  • ★ファイル共有サーバ(こちらは必須)
  • 社員それぞれのタスク行動確認のためのグループウェアツール

■ネットワーク社内構成

リモートワーク社内ネットワーク構成図

■リモートワーク構想図

リモートワークイメージ構成図

■会議は、ビデオ会議へ。報告連絡相談は、チャットへ移行。

会議は、インターネットに繋がるPC、タブレット、スマトーフォンがあれば、どこにいても可能である。上記のオンライン通話(チャット)サービスを用いる事で、少人数の会議をネットワーク越しに行う事ができる。

「○月○日何時からグループ会議を始めるので、準備しておいてください。」とチャットで、リーダーが参加グループに配信する。

時間になったら、ビデオチャットを開始する操作をし、参加者のログインを待つ。参加者が揃ったら、いつも通り会議をスタートできる。

少々手間取るとすれば、空気感が感じ取りづらい為、発言のタイミングが被ったりすることも想定されるので、必ず、会議ルールを設ける!
議長を決めて、進行させていくと上手く進むであろう。

このようなチャットツールは、「私の画面を見てください。」(画面共有という)といった事も可能になるものもある。これまで、一つの大型プロジェクターを閲覧していたものが、各自の画面に表示される為、じっくりと資料を確認したりする事ができる(社内スタッフは従来通りでも可)。
これは、とても便利な機能の一つだ。

資料配布については、ファイル共有サーバを構築(後述)し、そちらに該当のファイルをあらかじめアップロードしておき、URLをチャットで配信する。こちらは、ビデオ会議中でもリアルタイムに行う事が可能である。
そのURLにアクセスする事で、いつでもその最新のファイルにアクセスする事ができる。もちろん、ダウンロードすることも可能だ。

通常の報告や連絡、相談などは、これらビジネスチャットを用いて、該当者へ直接メッセージを送る事が可能な為、ファイルの事前確認依頼や技術的な相談や意見を伺うなど、様々な事が可能である。

監修:オッキー

NANACO JAPAN LLC CEO 兼 実践型ITコンサルタント。
専門は、ビジネスサービスブランディング、マーケティング、集客支援。
特技は、即興作曲ピアノ演奏。

20歳で、携帯電話のラッピング(デコフォーン)デザイン(広告)ビジネス発案で起業。
18歳より芸能界の裏方に入り、各界の大御所著名人の方々に気に入られ、交流を持つようになる。当時引受プロジェクトが話題となり、若手期待の裏方として初のテレビ取材を受ける。その後、音楽プロデューサー、音楽ディレクター、作編曲家、某テーマパークのショーマネージャー、コンサートのプロジェクトマネージャーなど若くして偉業を成し遂げ、飛躍的な経験を積み上げ、IT事業に主軸を転換。過去の経験値を武器に、サブスクリプションモデルの先駆けEC事業を成功へと導く。2019年9月、起業2社目であるWEBマーケティングに特化したIT企業「ナナコジャパン合同会社」を立ち上げ、お客様のIT事業のサポートをし、経営柱を支える事業展開を行う。

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