リモートワーク・テレワークを導入する為に必要なこと。必要なツールをご紹介。

ビジネス リモートワーク・テレワーク 環境構築

新型コロナウイルス感染拡大防止のため、全国規模での緊急事態宣言が発令され、外出自粛や休業要請など、様々な場面で苦労を強いられている事と思いますが、可能な限り、仕事は在宅ワークで。企業側もリモートワーク・テレワークの導入を!と導入を煽られていることと存じます。果たして、効果の高いリモートワーク・テレワーク方法はあるのでしょうか?

■企業側の導入用意

  • インターネット回線
  • 無線ルーター(有線でも可)
  • カメラ付きノートパソコン(最低1台) または タブレット
  • 大型ビジョンを用いて会議する場合は、外付けカメラ&集音マイク
  • ビデオ会議用ソフトとアカウント
  • ★ファイル共有サーバ(こちらは必須)
  • 社員それぞれのタスク行動確認のためのグループウェアツール

■ネットワーク社内構成

リモートワーク社内ネットワーク構成図

■リモートワーク構想図

リモートワークイメージ構成図

■会議は、ビデオ会議へ。報告連絡相談は、チャットへ移行。

会議は、インターネットに繋がるPC、タブレット、スマトーフォンがあれば、どこにいても可能である。上記のオンライン通話(チャット)サービスを用いる事で、少人数の会議をネットワーク越しに行う事ができる。

「○月○日何時からグループ会議を始めるので、準備しておいてください。」とチャットで、リーダーが参加グループに配信する。

時間になったら、ビデオチャットを開始する操作をし、参加者のログインを待つ。参加者が揃ったら、いつも通り会議をスタートできる。

少々手間取るとすれば、空気感が感じ取りづらい為、発言のタイミングが被ったりすることも想定されるので、必ず、会議ルールを設ける!
議長を決めて、進行させていくと上手く進むであろう。

このようなチャットツールは、「私の画面を見てください。」(画面共有という)といった事も可能になるものもある。これまで、一つの大型プロジェクターを閲覧していたものが、各自の画面に表示される為、じっくりと資料を確認したりする事ができる(社内スタッフは従来通りでも可)。
これは、とても便利な機能の一つだ。

資料配布については、ファイル共有サーバを構築(後述)し、そちらに該当のファイルをあらかじめアップロードしておき、URLをチャットで配信する。こちらは、ビデオ会議中でもリアルタイムに行う事が可能である。
そのURLにアクセスする事で、いつでもその最新のファイルにアクセスする事ができる。もちろん、ダウンロードすることも可能だ。

通常の報告や連絡、相談などは、これらビジネスチャットを用いて、該当者へ直接メッセージを送る事が可能な為、ファイルの事前確認依頼や技術的な相談や意見を伺うなど、様々な事が可能である。

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